O bună planificare bugetară trebuie să ţină cont de toate activităţile organizaţiei, astfel încât contabilitatea să nu fie dată peste cap de eventuale costuri neaşteptate, uitate sau neprevăzute.

De aceea, vă propunem o listă de zece costuri, dintre care nouă băneşti, pe care o organizaţie ar trebui să le aibă în vedere în momentul în care întocmeşte un buget.

 

  • Comisioanele bancare

Băncile din România percep o serie de comisioane de variază atât de la instituţie la instituţie, cât şi de la tipul de cont sau de la tipul tranzacţiei efectuate. De aceea, este de preferat ca o estimare a acestor comisioane să fie prevăzută în bugetul organizaţiei.

“Plătim foarte mult la bănci: comisioane de administrare, de schimb valutar, de transfer, de depunere, de extragere”, ne-a explicat Cătălin Gheorghe de la ARC România.

Ioana Traista de la PACT atrage atenţia asupra nevoii de a lua în calcul variaţiile de curs, de pe urma cărora o organizaţie care primeşte, spre exemplu, finanţare în valută, dar execută plăţi în lei, poate pierde sau câştiga.

  • Costurile imprevizibile – care apar în urma modificării legislaţiei fiscale

Monitorizarea legislaţiei fiscale este importantă deoarece anumite modificări pot duce la cheltuieli suplimentare pentru ONG-uri.

“Într-un mediu fiscal cum este cel din România, mereu în schimbare, îţi apar tot felul de costuri (noi) la care nu te aştepţi. Spre exemplu, schimbarea recentă a tipului de contractare a personalului – în cazul PACT, obligativitatea de a angaja cu contract individual de muncă şi facilitatorii care fac muncă periodică, dar neregulată, part-time cu normă inegală”, ne-a precizat Ioana Traista, adăugând că această modificare duce la creşterea costurilor de angajare.

Un alt cost suplimentar cu care se pot confrunta ONG-urile ca urmare a recentelor modificări de legislaţie se referă la chirii. Noul Cod Fiscal îi obligă pe proprietarii care realizează venituri din chirii la plata contribuţiilor la sănătate, ceea ce poate genera o majorare a chiriilor percepute.

Monitorizarea modificărilor de natură legislativă poate presupune şi costuri suplimentare de personal – angajarea unor persoane sau desemnarea unor angajaţi care să aloce timp pentru a fi la curent cu aceste modificări.

  • Contribuţiile pentru angajaţi

„Pare straniu, dar se întâmplă să nu bugetăm corect costul total salarial (salariul net plus toate contribuţiile angajatului şi angajatorului”, spun reprezentanţii ARC.

  • Costurile de dezvoltare profesională a staff-ului

– cărţi, participări la conferinţe, cursuri etc;

  • Costurile legate de autorizaţii (sanitare, PSI etc)
  • Costuri legate de uzura echipamentelor

– echipamente care au nevoie de înlocuire periodică pentru a păstra productivitatea angajaţilor: calculatoare, telefoane;

„Un calculator performant pe care îl înlocuim la trei ani adaugă în jur de 2-3% la costul total salarial al unui angajat. Pare un cost mare când îl facem, dar impactul asupra productivităţii angajaţilor e foarte important şi este foarte mic raportat la costul salarial”, spun reprezentanţii ARC România.

  • Costurile de cultivare şi stewardship pentru donatori şi finanţatori

– facilităţi, beneficii acordate, timp investit efectiv în relaţia cu ei;

  • Costurile administrative

– costurile legate de transport, carburanţi, costurile poştale;

  • Costurile cu medicina muncii, protecţia muncii (truse de prim ajutor etc)

Un cost greu de cuantificat: timpul angajaţilor

Un cost adesea trecut cu vederea, dar care poate afecta activitatea unei organizaţii se referă la timpul angajaţilor, mai exact la alocarea eficientă a acestuia.

De multe ori apar situaţii în care un donator sau un finanţator poate veni pe parcurs cu diferite cerinţe în plus, neanticipate sau neplanificate, dar impuse până la urmă. În astfel de cazuri este importantă buna planificare a resurselor umane alocate proiectelor în care este implicată organizaţie, spune reprezentanţii PACT.

Alte sarcini care sunt uneori trecute cu vederea, dar care presupun o timp se referă la munca de comunicare şi FR. Organizaţiile trebuie să ia în calcul nu doar costurile directe aferente activităţilor, ci şi timpii de implicare şi gradul de energie consumată sau chiar numărul de oameni implicaţi.

„Toate acestea ţin mult de capacitatea organizaţiei de a planifica şi a organiza cu rigurozitate timpul oamenilor din echipă, ceea ce e adesea foarte greu de realizat atunci când ai un ritm foarte alert şi un mediu extrem de dinamic în care activezi”, spune Ioana Traista.

 


Articol de Alexandra Pele. Alexandra a terminat Facultatea de Jurnalism la Universitatea din București și lucrează de peste 5 ani ca jurnalist pe subiecte economice.