Raportul anual de activitate este un document ce ar trebui să spună, într-o formă structurată şi profesionistă, povestea unui an din viaţa unui ONG: cu ce s-a ocupat, ce fonduri a avut la dispoziţie, cum s-au transformat finanţările în proiecte şi care a fost impactul programelor.

Dacă este spusă bine, această poveste poate însemna atragerea unor noi finanţatori şi consolidarea relaţiilor cu toţi partenerii organizaţiei.

Am stat de vorbă cu cinci ONG-uri pentru a afla de ce este necesar un astfel de raport, dar şi cum ar trebui să arate. Sfaturile lor, mai jos…

De ce este recomandat să redactaţi un raport anul

Transparenţa este principalul motiv care justifică întocmirea unui raport anual de activitate.

Este documentul cel mai des cerut de finanţatori, materialul care îţi atestă existenţa şi activitatea”, spun reprezentanţii Fundaţiei FARA, o organizaţie de caritate care îi sprijină pe copiii şi tinerii vulnerabili din România.

Raportul anual poate fi considerat o carte de vizită a organizaţiei. Ea trebuie să existe chiar dacă nu se numără printre cele mai „populare” documente ale organizaţiei.

„Sincer, nu cred că multă lume citeşte rapoartele de activitate. Totuşi, cred că e important să fie disponibile, pentru transparenţă mai mult decât pentru promovare. Pentru ca oricine să poată să aibă viziunea de ansamblu asupra activităţii organizaţiei.”, spune Oana Preda, director executiv al Centrului de Resurse pentru Participare Publică (Ce-Re), organizaţie ce sprijină ONG-urile şi instituţiile publice din România în însuşirea principiilor şi aplicarea metodelor de participare publică.

Raportul anual este, totodată, un mijloc de a le oferi donatorilor o imagine asupra lucrurilor pe care organizaţia a reuşit să le schimbe cu sprijinul lor. El ajută la consolidarea relaţiilor cu finanţatorii, dar şi cu alţi stakeholderi din zona de activitate a organizaţiei.

„Cred că e cel mai frumos dar pe care îl putem oferi donatorilor. Să îi introducem în lumea pe care ei o construiesc cu sprijinul nostru. E o confirmare a unei decizii bune, luate în momentul oferirii unei donaţii, e măsura schimbării pe care o produce contribuţia lor”, este de părere Ciprian Paius, director executiv al Fundaţiei Comunitare Iaşi, organizaţie ce sprijină iniţiativele locale.

Practic, raportul poate ilustra felul în care o finanţare a fost transformată într-un proiect, dar şi impactul pe care l-a avut acesta.

„Este vital să le poţi arăta tuturor (membri, finanţatori, simpatizanţi, instituţii ale statului şi parteneri) că nu ai nimic de ascuns. Nu e cazul să prezinţi un decont la fiecare leu sau fiecare ban, dar este extrem de important să le arăţi tuturor ce se întâmplă cu banii atunci când sunt prinşi într-un proiect şi cum schimbă mediul investiţia lor. Faptul că pot fi văzute proiectele în care se investeşte, cu ce efort şi cu ce rezultate este extrem de important şi pentru noi şi pentru cei care citesc raportul”, este de părere Ovidiu Bufnilă, de la Societatea Ornitologică Română, organizație implicată în studiul şi protecţia păsărilor.

În opinia sa, rapoartele bine scrise pot aduce noi finanţatori, pot demonstra că organizaţia îşi face treaba bine şi pot consolida relaţiile cu toţi partenerii.

Rapoartele anuale sunt şi o bună ocazie pentru a reflecta asupra anului care a trecut şi a vedea care au fost activităţile care au produs un impact real în societate. Redactarea lor poate fi considerat un „exerciţiu intern” de a evalua munca din anul respectiv şi de a îmbunătăţi lucrurile în anul ce urmează.

„Rapoartele anuale ne dau ocazia să reflectăm asupra lucrurilor care s-au întâmplat de-a lungul anului precedent, de a sintetiza şi de a extrage momentele importante. Pe lângă faptul că ne ajută să promovăm integrat şi transparent ceea ce facem, sunt şi un exerciţiu intern de a învăţa din reuşitele şi provocările de la an la an”, Ioana Traista, de la Fundaţia PACT – Parteneriat pentru Acțiune Comunitară și Transformare, organizaţie implicată în crearea şi sprijinirea structurilor societăţii civile şi în promovarea iniţiativelor acestora la nivel local şi regional.

Raportul anual trebuie să fie interactiv, ”ochios”, viu, să ofere o experiență cititorului, prin multă imagine, prin apeluri la acțiune și mobilizare, spun reprezentanții World Wide Fund România, organizație ce derulează proiecte pentru conservarea naturii. În opinia lor, raportul creează transparență, credibilitate și inspiră susținătorii.

„Raportul anual are calitatea de sinteză a unor activități ample, joacă rolul de rezumat accesibil ce constituie o carte de vizită necesară. Partenerii noi interesați de performanța organizației pot afla în câteva minute care a fost impactul din ultimul an, presa poate extrage subiecte relevante, donatorii pot citi despre impactul contribuției lor. Raportul anual întărește credibilitatea, creează transparență, oferă perspectivă și viziune, motivează echipa internă și stakeholderii, inspira susținătorii”, spune Ioana Betianu, manager de comunicare la WWF Danube Carpathian Programme.

Sfaturi: ce informaţii trebuie incluse şi cum trebuie redactat raportul

Organizaţiile care obişnuiesc să îşi prezinte activitatea sub forma unui raport anual aleg să includă o serie de informaţii legate de misiunea lor şi de proiectele derulate, precum şi informaţii financiare care să ilustreze sursele de venit şi felul în care au fost cheltuiţi banii.

„Ni se pare de bun simţ să fie comunicate bugetele proiectelor pe care organizaţia le implementează, finanţările primite din exterior şi sumele investite din resurse proprii.”, spune Ovidiu Bufnilă, de la Societatea Ornitologică Română.

 

  • Cele mai importante capitole din raport

Ca structură, Fundaţia FARA recomandă: prezentarea organizaţiei (misiune, viziune, valori), proiectele derulate, realizările, evenimentele organizate, proiectele pentru anul următor şi proiectele pe termen lung, raportul de audit, raportul financiar, sponsorizările şi partenerii, prezenţa în presă.

  • Scrieţi ştiri, nu bateţi câmpii

Odată stabilite informaţiile esenţiale ce se doresc a fi incluse în rapoarte, organizaţiile recomandă ca acestea să fie structurate similar ştirilor (să răspundă celor mai importante întrebări şi să fie ierarhizate în funcţie de importanţă), cu imagini mari şi de impact.

Rapoartele anuale trebuie „să fie scurte, uşor de citit, să arate viziunea de ansamblu”, spune Oana Preda, de la Ce-Re.

  • Atenţie la grafică

Atunci când aveţi multe date, cifre şi informaţii, o grafică bună le poate pune în valoare şi le poate face mai uşor de parcurs de către cititori.

„Grafica raportului ajută apoi şi la parcurgerea lui. Câteodată avem informaţii multe şi o grafică bună”, spune Ioana Traistă de la Fundația PACT.

Sfaturi despre instrumente de realizat infografice, la îndemână pentru ONG-uri, găsiți și în articolul nostru despre 3 instrumente de realizat infografice, propuse de Mădălina Răileanu, graphic designer.

  • Puneţi informaţiile în context

„Partea financiară ar trebui să arate finanţatorii şi sumele contractate şi distribuţia bugetului de programe/direcţii – în aşa fel încât să se poată vedea ce pondere are fiecare program”, spun reprezentanţii Ce-Re.

O altă metodă de a pune informaţiile în context şi de a ilustra felul în care s-a dezvoltat organizaţia este includerea datelor relevante din anii anteriori.

„Noi includem în raportul anual un grafic al veniturilor de la înfiinţare până în anul respectiv, cheltuielile şi natura lor pe anul respectiv, sursele veniturilor şi raportul auditorului”, recomandă reprezentanţii PACT.

  • Puneţi deoparte informaţiile relevante atunci când daţi de ele

Pentru a vă face munca mai uşoară, strângeţi informaţii relevante şi pe parcursul anului, recomandă Ioana Traista, de la PACT.

„Informaţiile trebuie adunate de-a lungul anului respectiv, nu la final, iar dacă nu avem acces la ele este bine să ştim ce fel de informaţii ne dorim ca toată lumea să le urmărească şi să le putem accesa uşor la momentul potrivit”, spune ea.

Din experienţa Fundaţiei PACT, este totodată mai indicat ca în raportul anual să se vorbească mai mult despre rezultate şi impactul proiectelor decât despre activităţile concrete şi munca din spatele acestora.


 

Pentru alte sfaturi utile despre raportul anual de activitate și utilitatea lui, citește și materialele realizate de noi în prima ediție de Educație Financiară pentru ONG-uri, aici: articole utile despre transparența ONG-urilor


Articol de Alexandra Pele. Alexandra a terminat Facultatea de Jurnalism la Universitatea din București și lucrează de peste 5 ani ca jurnalist pe subiecte economice.