„… Și ONG-ul este un business şi de multe ori e mai complicat”, spune Bogdan Giurginca, chief financial officer la Romanian American Foundation (RAF), cu care am stat de vorbă despre ce înseamnă management financiar pentru un ONG.

În consecinţă, o organizaţie care doreşte să îşi asigure „sănătatea financiară” trebuie să îşi asume conceptul de management financiar. Pe lângă constrângerile ce ţin de felul în care se face contabilitate sau salarizarea, organizaţiile care vor să supravieţuiască şi să se dezvolte pe termen mediu şi lung trebuie să se asigure că nu le lipseşte acest management financiar, o funcţie „suport” fără de care programele organizaţiei, dar şi existenţa sa ar putea fi puse în pericol.

Un bun manager financiar ştie tot ce mişcă în ONG, ce bani trebuie daţi şi ce bani urmează să fie primiţi. Acest lucru este important pentru realizarea unei previziuni de cash-flow, pentru întocmirea bugetului de venituri şi cheltuieli, dar şi pentru urmărirea execuţiei bugetului asumat astfel încât acesta să acomodeze implementarea fără probleme a proiectelor derulate.

CFO-ul RAF susţine că pe lângă educarea financiară a ONG-urilor, este necesară şi obligatorie educarea finanţatorilor care nu înţeleg problemele şi costurile legate de activitatea ONG-urilor. Giurginca este, totodată, de părere că o parte dintre dificultăţile sectorului ar putea fi înlăturate de reglementatori, spre exemplu, prin înlesnirea regulilor de raportare pentru organizaţiile mai mici.

Mai jos puteţi citi, pe larg, sfaturile unui CFO cu experienţă legate de felul în care trebuie să arate managementul financiar al unui ONG, de la provocări, la soluţii şi teme de gândire pentru finanţatori.

 

1. Despre necesitatea unui fond de rezervă: Eşti dator cu supravieţuirea
Organizaţia nu are surse proprii. ONG-ul, de cele mai multe ori nu face activităţi economice. Dacă el ar face activităţi economice ar avea şi nişte venituri şi ar asigura din producţia lui, din vânzarea produselor şi a serviciilor sale, şi-ar asigura un fond de rezervă pe care să-l aibă tot timpul în spate şi din care să suporte aceste costuri nefinanţate de finanţator. Numeri pe degete ONG-urile care realizează venituri din activităţi economice, nici vorbă de procent din sistem.

Soluţia este să îşi constituie pe măsura funcţionării anumite surse, un fond de rezervă i-aş spune, din care să subziste în perioadele în care finanţarea nu se ridică la nivelul care ar trebui. Conjugat cu faptul că finanţatorul trebuie educat să pună la dispoziţia ONG-ului respectiv acel procent de x la sută pentru acoperirea costurilor respective.

Fiecare îşi ştie cel mai bine gospodăria proprie. Cu alte cuvinte, fiecare organizaţie ştie cât plăteşte chiria pe spaţiul în care funcţionează, cu cât îşi plăteşte utilităţile în fiecare lună, cu cât îşi plăteşte firma de contabilitate, firma de resurse umane şi juristul eventual, dacă are şi ştie că domn’le, costurile mele să zicem lunare care nu sunt acoperite de finanţatori sub nicio formă se ridică să zicem la 50.000 de lei. Este simplu, ca eu să pot să funcţionez cel puţin şase luni de zile, ori 50.000 sunt 300.000, deci am nevoie de 300.000 de lei să-i am tot timpul într-un fond de rezervă.

 

2. Despre instrumente financiare la îndemâna ONG-urilor: Activităţi de trezorerie

Mai mult decât atât există practica, afară cel puţin, de venituri din trezorerie, venituri din activităţi de trezorerie. Aici vorbim din nou de management financiar.

Managerul financiar va spune mereu dacă noi avem la dispoziţie fonduri de 100.000 de euro la un moment dat, dar pe care nu îi cheltuim decât în următoarele şase luni de zile, păi atunci haideţi să vedem cum facem o previziune de cash-flow corectă cu ce ieşiri avem nevoie, la ce momente, la ce intervale, iar diferenţialul pe care nu îl cheltuim în următoarea o lună, două, trei, cinci îl constituim în depozite la termen, în bancă, cât produce depozitul ăla, 1% pe an. Asta înseamnă activitatea de trezorerie.

În afară de un cash flow adecvat pe organizaţie nu prea ar fi altul decât să îşi previzioneze foarte amănunţit care îi sunt intrările din sursele de finanţare vizavi de ieşirile pe execuţia proiectelor deja asumate.
Cu alte cuvinte, un manager financiar trebuie să ştie in orice moment în interiorul unei perioade, că e an fiscal, că e an calendaristic, ca dacă nu sunt asigurate finanţările exact la momentele la care trebuie atunci organizatia rămâne într-un deficit de cash de o lună, două, trei, deficit care va pune în pericol execuţia tuturor celorlalte proiecte pe care le are; şi astea sunt lucruri foarte des întâlnite în ONG-uri care păţesc aşa ceva tocmai pentru că nu şi-au însuşit funcţiunea de manager financiar.

Bogdan_Giurginca_RAF_03

 

3. Despre importanţa managerului financiar: Majoritatea finanţatorilor nu au educaţia financiară necesară

Soliditatea pe termen lung a unui ONG constă, pe lângă multe altele, inclusiv într-un management financiar adecvat în interiorul organizaţiei şi am să vă spun de ce cred asta.
ONG-urile, în mod firesc, se bazează pe finanţările primite de la diverşi finanţatori ca surse ale lor de existenţă. Deci ei primesc bani de la finanţatori sub formă de grant, de împrumut nerambursabil, sub formă de sponsorizări, sub formă de donaţii, sub varii forme. De cele mai multe ori, finanţatorii când pun aceste resurse financiare la dispoziţia ONG-ului îi pretind ca acei bani să fie folosiţi aproape 100% pentru scopul proiectului pentru care au fost daţi. Cu alte cuvinte, dacă ONG-ul spune mă duc să implementez un program de curriculă şcolară, atunci finanţarea pe care i-o dă finanţatorul X ONG-ului Y va cuprinde nişte clauze foarte clare în bugetul respectiv pe care îl pune la dispoziţie: banii îi foloseşti pentru manuale, pentru cărţi, pentru traineri, eveniment, la clasă, la şcoală, la şcoli şi o să vedeţi că de cele mai multe ori nici măcar 10% nu ajung în acoperirea costurilor administrative de proiect.
Majoritatea finanţatorilor din România nu au educaţia necesară ca şi finanţator ca să înţeleagă acest lucru. El are impresie că banii pe care îi dă organizaţiei respective trebuie să fie folosiţi 100% pentru scopul proiectului respectiv, punct. Şi organizaţia, de cele mai multe ori, îi spune: Ştiţi, noi avem nişte costuri în spate pentru că fără acele costuri ale noastre din spate această organizaţie nu poate exista pentru simplul motiv că legislaţia din România te obligă şi nu numai din România, asta este peste tot valabil, la ceea ce majoritatea organizatiilor considera „birocraţie”. De cele mai multe ori această birocraţie poate fi mai mare sau mai mică, sistemul legislativ poate să fie mai permisiv sau mai nepermisiv. Trebuie să ţin contabilitate, să ţin contractele de muncă şi toţi angajaţii pe care îi am conform legislaţiei muncii, a salarizarii, a protectiei muncii, etc. Pentru asta eu trebuie să îmi plătesc firmă de resurse umane, eu trebuie să îmi plătesc firmă de contabilitate, eu trebuie să îmi plătesc firmă de protecţia şi securitatea muncii.

Finanţatorul, de cele mai multe ori nu înţelege lucrul acesta, nici nu vrea să şi-l asume şi atunci cred că este, da, într-adevăr, o abordare corectă să porneşti cu educaţia aceasta financiară din ambele sensuri, adică să ai educaţie financiară la nivelul ONG-ului, intern, asumarea tuturor funcţiunilor, inclusiv a celor de management financiar de către organizaţie, dar, în acelaşi timp să avem educaţie şi la nivelul finanţatorului în care să înţeleagă că la orice proiect pe care ei îl finanţează un anumit procent, nu ştiu cât va fi el, că e de unu la sută că e de 10 la sută că e de 20 la sută, să fie pentru aceste costuri pentru că acea organizaţie nu poate exista altfel.

4. Despre fondurile UE: Marja de 5%

Atunci când ai obţinut o finanţare europeană ţi se dă un avans pe care tu nu trebuie să-l documentezi la momentul la care îl primeşti, dar, vine momentul în care trebuie să te prezinţi cu decontul. De cele mai multe ori aici apare problema pentru că tranşa viitoare de finanţare finanţatorul european ţi-o dă după ce ai prezentat acel decont de cheltuieli şi el îţi acceptă ca şi eligibile toate cheltuielile pe care tu le-ai prezentat în decontul de cheltuieli. Bineînţeles că nu se întâmplă 100% să îţi accepte tot ce i-ai prezentat acolo, ci într-o proporţie de 90%-95% în cel mai fericit caz, deci, din start ţi-ai luat o marjă de 5% de offset. Ce te faci daca nu ai sursa alternativa de finantare a cash-flow-ului?

5. Despre sponsorizări: De cele mai multe ori, finanţatorii sunt interesaţi de promovarea imaginii

Sponsorul vine şi îţi pune la dispoziţie, de obicei, o sumă de bani, dar în mod explicit el nu poate să spună conform legii şi conform noţiunii în sine, nu îţi poate spune ce să faci cu banii respectivi, ci doar că te sponsorizează. Dar, de cele mai multe ori, o să vedeţi că în fapt sponsorizarea pe care o dă o companie unui ONG se traduce în faptul că ONG-ul respectiv trebuie să îi promoveze imaginea companiei respective. Promovarea imaginii unui anumit finanţator se traduce prin costuri pentru ONG. Promovarea nu se face pe gratis, se face pe bani, de obicei mulţi. În fapt cam asta se intampla în piaţă.

Credeţi că o corporaţie care pune la dispoziţie o finanţare prin departamentul ei de CSR este naiva? Nu. Vă asigur că 90% din cei care fac chestia asta nu sunt nici naivi si nici integral responsabili. Fie ca nu îi interesează altceva decat atingerea scopului de imagine, fie nu sunt educaţi, nu ştiu. Dacă finanţatorul meu este o companie farmaceutică şi îmi pune la dispoziţie 100.000 de euro pentru un proiect în şcoli si el ma obligă (in afara contractului scris, evident) ca organizaţie finanţată de el ca de câte ori sunt prezent cu programul în şcoli să pun banner cu medicamentul sau suplimentul alimentar nu ştiu care…. vorbim despre oameni responsabili? Să fim serioşi.

6. Despre responsabilitate: Eşti dator să nu-ţi erodezi capitalul
În statele civilizate din lume, această piaţă specifică a finanţatorilor specializati in ONG este foarte bine reglementată şi există acel concept, cel puţin în Statele Unite pentru aceste private foundations, care se numeşte expenditure responsibility. Cu alte cuvinte, tu ca şi finanţator ai responsabilitatea faţă de reglementatorul din ţara respectivă să îţi exerciţi acest expenditure responsability cu cel pe care l-ai finanţat. Adica sa te asiguri ca el a cheltuit banii doar pentru scopul pentru care i-a primit. De ce? Pentru simplul motiv că tu eşti un ONG finantator şi esti o entitate tax free, nu plăteşti impozite şi taxe. Eu, ca si reglementator, ştiu că tu ai nişte bani pe care ţi i-a lăsat cineva moşternire cu scopul specific sa ii folosesti doar in filantropie, sa ajuti in societate. Si atunci vrem cu totii sa ne asiguram ca asta se intampla si nu altceva.

Mai mult, trebuie să ai grija să nu erodezi acel capital. Fundaţia finantatoare trebuie sa fie responsabila inclusiv cu capitalul propriu, trebuie să isi investească capitalul propriu în pieţele de capital astfel încât acei bani să crească anual cu o rată medie de x%; fundaţia va distribui acest castig de capital pentru diverse cauze, pentru misiunea asumata si conform strategiei proprii. De aceea exista si principiul bunei guvernante in organizatiile finantatoare: un consiliu de administratie responsabil trebuie sa vegheze asupra modului judicios de cheltuire a fondurilor si a modului de investire a capitalului propriu.

7. Despre politica de salarizare: Fii mereu în căutare de finanţări

Nu, clar nu putem să vorbim despre o politică de salarizare în ONG-uri. Că nu poate să existe o „politică”. Există doar salarii finanţabile sau nefinanţabile. Dacă ONG-ul respectiv îşi găseşte sursele de finanţare adecvate poate să îşi calibreze de aşa natură politica salarială intern asumată pe o anumită perioadă într-un anumit fel.

De cele mai multe ori ONG-urile angajează oameni pe perioade determinate, atât cât durează proiectul respectiv pentru că atât are finanţare, atât îşi permite să îi plătească. Nu poate să promită unui om că îl angajează pe un an sau pe cinci ani, atata vreme cat organizatia nu stie ce surse de finantare va avea in urmatoarea perioada. Chiar si de aici vine necesitatea unui bun management financiar.

Când ai incheiat un contract pe perioadă nederminată mai avem o problemă: că dacă tu nu ai finanţările necesare trebuie să dai omul afară si de multe ori acesta ajunge sa se inscrie la somaj pana gaseste altceva. De cele mai multe ori ONG-ul angajează pe perioada proiectului. Un ONG stabil care are inclusiv un management financiar adecvat este tot timpul în căutare de finanţări, are acel departament care se numeşte fundraising astfel încât să nu fie în situaţia în care să facă disponibilizări. Este ineficient pentru tine ca organizaţie să faci asta. Tu ca organizaţie ai investit în omul ăla. Omul ăla la rândul lui a învăţat şi omul ăla a învăţat pentru că tu i-ai pus la dispoziţie resursele. E adevărat că omul a vrut să se dezvolte, să facă training, să înţeleagă, dar a avut acces prin resursa pe care tu ca organizaţie i-ai pus-o la dispoziţie şi devine ineficient să îţi plece mâine un om care ştie ce se întâmplă în organizaţia aia şi să îţi vină unul care nu are habar şi care trebuie să mai treacă încă trei luni de zile să devină eficient. E ineficient pentru tine ca organizaţie să ai un turnover mare de personal.

8. Despre responsabilitatea finanţatorilor faţă de ONG: Ar trebui să investească în capacity building

Da, există şi companii responsabile. Revin la educaţia finanţatorului.

Poate că de multe ori nici nu e nevoie să dai bani unui ONG pentru a contribui la capacity building. Poate că de cele mai multe ori e mult mai important să îi pui la dispoziţie resursa de training necesară. Există companii care au expertiză financiară şi şi-ar putea permite să dea sfaturi sectorului ONG şi să îi înveţe ce înseamnă un management financiar adecvat într-o organizaţie. Pentru ei chestia asta e la degetul mic şi pot să o facă având nişte costuri de nimic, respectiv să-şi pună la dispoziţie trei, patru specialişti pentru cateva zile….si asta se numeste tot filantropie, act caritabil. Sunt unii care chiar o fac.

Dacă vor să intre în sistemul acesta de finanţare se pot uita şi la soluţii de acest tip.

9. Despre reglementări: Pentru organizaţiile mici s-ar putea aplica un sistem simplificat de raportare

Legile de la noi sunt foarte complexe, sunt foarte groaie, sistemul este birocratic, or toate acestea pun presiuni pe costurile organizaţiilor şi ne pun în situaţia în care spunem că nu mai rezistăm … asta spun mulţi.
Înţelegem lucrurile acestea şi spunem în felul următor: Reglementatorul – el oare are educaţia necesară, el oare a înţeles care este assesmentul în piaţă? Care sunt problemele specifice ale pieţei? Doreste sa vina in intampinarea acestora?Presupunem ca de aceea este platit de stat, de aceea se numeste „finctionar public” sau pe englezeste „public servant”.

Una este să ai de-a face cu o fundaţie cu venituri din finanţări de un milion de euro pe an şi alta este să ai de-a face cu un ONG care strânge 10.000 de euro într-un an pentru cauza X.
Reglementatorul poate ar fi bine să se uite un pic şi la zona asta pentru că nu poţi să aplici aceeasi masura pentru toti. Chiar cel pentru ONG-uri, sistemul contabil copiază planul de conturi şi sistemul contabil al agenţilor economici. Sistemul în sine este acelaşi, raportările sunt aceleaşi, chiar daca si simplificate.
Reglementatorul ar putea să vină şi să spună: pentru cei până în plafonul x să se aplice sistemul de contabilitate în partidă simplă, doar încasări şi plăţi ca la PFA, nu cel în partidă dublă. Aici deja vorbeşti de contabilitate şi de tot ce înseamnă, software contabil, debit, credit, active, pasive, este o meserie anume dobandita dupa ani de studiu si ….. asta costa! Pentru cei mici, dar mulţi, cred ca se poate aplica un sistem simplificat de evidente si raportări.

 


Bogdan Giurginca este director financiar al Romanian American Foundation și este alături de RAF și RAEF încă din 1995. A fost profesor asociat și cercetător de Microeconomics, Financial Management and Health Economics la New York University și consultant pentru World Bank. Are un EMBA de la Washington University.


 

credit foto: Cosmin Sbarcea