În ianuarie 2014, Luiza Daneliuc a pus bazele unui program de servicii de contabilitate pro bono pentru organizațiile neguvernamentale cu resurse limitate sau care se află la început de drum. Până acum, 12 ONG-uri au beneficiat de acest program, pe care a trebuit să-l închidă la finele anului 2014 din cauza numărului mare de cereri și a volumului mare de muncă. Luiza este expert contabil, deține firma SMART TAX ADVISORS și este contributor pe diferite site-uri de contabilitate sau de resurse juridice. A găsit totuși puțin răgaz pentru a ne împărtăși din experiența ei directă cu ONG-urile și să propună câteva soluții la cele mai frecvente erori din contabilitatea organizațiilor.

Care sunt cele mai frecvente erori pe care le-ați sesizat de-a lungul timpului în contabilitatea ONG-urilor? 

Cea mai întâlnită problemă legată de contabilitatea ONG-urilor este faptul că cei care conduc activitatea ONG-urilor cred că este suficient să țină contabilitatea anual, adică să ducă actele contabilului o dată la sase luni, ba chiar o dată pe an. În practică, multe ONG-uri nici nu au un contabil al lor, ci plătesc pe cineva punctual, doar pentru a le întocmi bilanțul.

O altă problemă des întâlnită, este faptul că cei care conduc activitatea ONG-urilor nu cunosc obligațiile declarative ale acestora. Am întâlnit multe persoane care cred că singurul document care trebuie întocmit de către un ONG, este bilanțul anual. În realitate, indiferent dacă desfășoară sau nu activitate economică, toate ONG-urile au obligația depunerii declarației 101 privind impozitul pe profit și, după caz, a declarației 392 privind livrările de bunuri și prestările de servicii efectuate.

Declarațiile 101 si 392 au termen de depunere anterior termenului de depunere a bilanțului. Majoritatea persoanelor cu care am intrat în contact cunosc termenul pentru depunerea bilanțului, dar nu și termenele de depunere a declarațiilor de mai sus, astfel încât aceste declarații nu sunt depuse aproape niciodată. Iar amenzile nu sunt mici.

Referitor la documentele primare, pot spune că am observat că există o tendință generală de a nu întocmi suficiente documente justificative și de sinteză (de exemplu: referate de activitate pentru fiecare eveniment organizat), din care să reiasă clar proiectele în care au fost implicate ONG-urile, care sunt rezultatele finale ale banilor cheltuiți, cine a beneficiat în final de fondurile strânse și cum ONG-ul și-a atins scopul pentru care a fost înființat.

Ce reguli ar trebui să respecte o organizație, la început de drum, pentru a avea o contabilitate sănătoasă?  

Recomand colaborarea cu un contabil încă de la înființare. Nu se pot aproxima toate situațiile specifice în care un ONG se poate găsi și de aceea evidența contabilă o dată pe an nu este o idee bună. Am întâlnit multe ONG-uri care au realizat venituri și nu au știut să le încadreze ca fiind impozabile, moment la care ar fi fost obligați să depună o declarație în acest sens la ANAF. Când au ajuns cu actele la contabil, era prea târziu.

O altă recomandare este numirea unei persoane responsabile cu centralizarea documentelor (de la voluntari, membri, etc) și relația cu contabilul. Sunt multe cazuri în care documentele deși întocmite, se pierd înainte de a ajunge la contabil, deoarece nu există o procedură internă în ONG, care să stabilească un flux al documentelor și al banilor.

Ce mai poate face un ONG dacă nu și-a depus bilanțul pe 29 aprilie? 

Să îl depună de îndată! Cuantumul amenzii se stabilește în funcție de zilele de întârziere. Cu cât trece mai mult timp de la termenul de depunere, cu atât amenda va fi mai mare.

Dacă termenul de întârziere este cuprins între 1 și 15 zile lucrătoare, amenda este între 300 lei și 1.000 lei. Iar dacă termenul este între 16 si 30 de zile, amenda este intre 1.000 lei și 3.000 lei. Dacă întârzierea depășește 30 de zile, amenda va fi între 1.500 lei si 4.500 lei.

 


Nu uitați!

  • Consultați periodic calendarul obligațiilor fiscale publicat pe site-ul Agenției Naționale pentru Administrare Fiscală.
  • Urmăriți modificările și completările din legislația fiscală.
  • Stabiliți proceduri interne clare pentru managementul documentelor.
  • Consultați sau angajați un expert contabil.