Cum sa-ti faci un raport de activitate transparent daca esti ONG?

Daca esti la inceput de drum in sectorul non-profit si n-ai realizat niciodata un raport de activitate pentru organizatia ta, am pregatit pentru tine cateva sfaturi menite sa te ajute sa structurezi mai usor informatiile.

Misiunea, valorile si serviciile oferite

Daca spre exemplu, lucrezi intr-un ONG care are drept misiune imbunatatirea vietii copiilor si aducerea de beneficii imediate in vietile lor. Cel mai probabil, aveti ca si viziune o lume in care fiecarui copil ii este respectat dreptul la educatie, in care fiecare copil este inconjurat cu dragoste si afectiune si are toate cele necesare unui trai decent. Pentru atingerea acestei misiuni, valorile etice ale organizatiei pot include responsabilitatea, colaborarea, creativitatea, integritatea, obiectivitatea.

Sfat: Detaliaza in raportul anual de activitate serviciile benevole pe care organizatia ta le furnizeaza, precum: facilitarea accesului la educatie,  programe pentru asistenta copiilor, protectia copiilor impotriva violentei, protectia copiilor impotriva informatiilor potential nocive etc.

Prezentarea voluntarilor

Prezentarea serviciilor organizatiei ar trebuie sa fie urmata de prezentarea voluntarilor care participa la realizarea si livrarea serviciilor organizatiei si fara de care misiunea organizatiei nu s-ar putea realiza. Nu uitati sa mentionati si filialele organizatiei din tara, daca acestea exista.

Evenimente caritabile  pe care le-ati organizat

In raportul vostru anual ar trebui mentionate si evenimentele caritabile pe care ONG-ul le organizeaza si prin intermediul carora strangeti fonduri, mai ales prin licitatii in urma carora banii colectati sunt directionati catre scopurile si misiunea organizatiei. In acest caz, ar trebui sa specificati programele catre care se vor utiliza banii si sumele alocate.

Sfat: Notati si personalitatile publice care va sustin cauza si companiile care va ofera donatii in bunuri si produse.

Situatia financiara

Tot in raportul anual al organizatiei ar trebui sa fie prezentate si situatiile financiare. Aceastea ar trebui sa includa destinatia fondurilor, sponsorii si valorile donate, sustinatorii cauzelor voastre (persoane fizice si juridicie), finantatori externi.

Nu in ultimul rand, la finalul raportului ar trebui sa treceti obiectivele ONG-ului si planul pentru atingerea acestora pentru urmatorul an. Toate aceste informatii prezentate mai sus contribuie la imbunatatirea transparentei referitoare la activitatea ONG-ului.

Sfat: Termenul limita pentru depunerea situatiilor financiare ale unei organizatii non-guvernamentale este de 30 aprilie respectiv 120 de zile de la data de 31 decembrie a anului precedent.

Optional: Situatiile financiare anuale pregatite de catre o organizatie ar trebuie auditate si certificate de catre un auditor financiar autorizat. Indeplinirea acestei conditii imbunatateste credibilitatea acestora.

Ce reprezinta „auditul celor 3E” ?

Pe langa auditarea situatiilor financiare, exista si un al doilea tip de audit aplicabil unui ONG, asa numitul „audit al celor 3E”. „Auditul celor 3E” reprezinta auditul performantei ONG-ului in ceea ce priveste utilizarea resurselor de care dispune acesta, respectiv auditarea modului cum au fost cheltuiti banii stransi. O definitie ar putea fi urmatoarea: „Auditul performantei reprezinta evaluarea activitatii unei organizatii in sensul verificarii daca resursele sunt utilizate economic, cu eficienta si efectiv si ca cerintele de responsabilitate sunt urmarite”.

Realizarea si publicarea unui raport de activitate, ofera organizatiei tale un plus de credibilitate atat in faza beneficiarilor cat si fata de viitorii sponsori si voluntari.


Articol realizat de Carmen Parfenie, Senior Management Accountant, ING Bank. Editor: Madalina Oprisan, TechSoup Romania.