Cum sa planifici eficient ca ONG?

Reteta unui proiect de succes pentru o organizatie neguvernamentala este mixul potrivit dintre planificare, monitorizare si control. Invata cum sa planifici eficient pentru a implementa mai usor si mai eficient proiectele organizatiei tale.

Iata mai jos cele mai importante idei alte trainingului online despre ”Planificare financiara pentru ONG-uri”, organizat in 2014 de Asociatia TechSoup Romania si ING Bank in cadrul primei ediții a ”Educatie Financiara pentru ONG-uri”.

Cand planifici un proiect, tine cont de:

  • Nevoia sociala pe care vrei sa o rezolvi
  • Care sunt principalele obiective?
  • Ce beneficii vor fi aduse?
  • Clarifica rezultatele asteptate
  • Stabileste niste etape intermediare in proiect

Dupa realizarea planului proiectului si impartirea responsabilitatilor in cadrul echipei de proiect, stabileste niste intalniri lunare de evaluare si analiza a proiectului.

Metoda Agile

Una dintre cele mai eficiente metode de management este cea prin care impartiti un proiect in mai multe sub-componente (agile methodology). In felul acesta vei putea urmari mai usor rezultatele si vei putea prioritiza activitatile. In plus, facand management pentru un proiect mai mic, vei reusi sa programezi activitati si sa gestionezi mai usor devierile de la planul initial.

Tot in planul pus pe hartie este bine sa definesti parametri prin care vei analiza rezultatele proiectelor pe care le veti implementa. ”In principiu, ne propunem sa oferim anumite servicii de o anumita calitate. Trebuie sa monitorizam in permanenta calitatea produselor pe care le livram.”, spune Cosmin Ion, Business Development Manager in cadrul ING Bank si voluntar in cadrul proiectului de Educatie Financiara pentru ONG-uri.

Nu uita nici de planul de comunicare cand incepi planificarea. Un plan de comunicare ar trebui sa includa rapoarte intermediare si modalitati de escaladare a potentialelor probleme. ”Degeaba am un proiect daca nu-l comunic cum trebuie. Rapoartele intermediare sunt un instrument de lucru foarte util, care ma ajuta sa ma pozitionez in permanenta, sa stiu unde sunt, sa comunic ce am facut si ce mai am de facut tuturor membrilor echipei si sponsorilor.”, spune Cosmin Ion, voluntar ING Bank.

Semnale de alarma in managementul proiectelor

Cum iti dai seama ca proiectul tau incepe sa aiba probleme? Urmareate aceste semnalele de avertizare:

  • Daca apar variatii, devieri in program sau alte costuri inca din fazele incipiente ale proiectului. De obicei, aceste devieri cresc precum bulgarele de zapada! Corecteaza aceste tendinte rapid.
  • Asigura-te ca toate activitatile planificate sunt intr-adevar duse la bun sfarsit. S-ar putea sa crezi ca un obiectiv intermediar a fost finalizat si in realitate sa se lucreze in continuare pentru el. Acest lucru inseamna adesea resurse blocate, depasiri de program sau costuri suplimentare.
  • Daca trebuie ca echipa de proiect sa faca ore suplimentare, in special in fazele incipiente ale proiectului.
  • Daca moralul echipei de proiect nu este foarte bun si calitatea rezultatelor obtinute in cadrul proiectului incepe sa scada.
  • Daca activitati importante precum verificarea calitatii serviciilor oferite sau monitorizarea costurilor incep sa fie neglijate (in special din lipsa de timp).

Planul de afaceri pentru ONG-uri

Chiar daca profitul economic nu este obiectivul urmarit, un plan bun de proiect trebuie sa aiba in vedere:

  • Un scenariu cat mai realist, intocmit in urma analizei mai multor alternative (scenariu optimist, pesimist)
  • Un test de stres, adica simularea situatiei in care unul sau mai multi parametri pe care se bazeaza planul de afaceri evolueaza in conditii nefavorabile (ex: numarul de participanti la un eveniment caritabil scade vertiginos din cauza vremii nefavorabile)
  • Analiza temeinica a cheltuielilor potentiale si identificarea unor surse realiste de finantare;

Planul de rezerva

Fiecare proiect trebuie sa aiba un plan de rezerva in cazul in care apar evenimente neprevazute.

“Luati in considerare situatia financiara din ultimii ani, rezultatele proiectelor anterioare si definiti parametrii volatili la nivel de proiect”, spune Cezarina Niculae, Lending Specialist ING Bank si voluntara in cadrul proiectului de Educatie Financiara pentru ONG-uri.

Chiar daca resursele de timp si bani sunt limitate, planificarea financiara este instrumentul care te ajuta sa-ti prioritizezi si sa-ti indeplinesti obiectivele pe termen mediu si lung, fara a ramane in pana de resurse.

Educatie Financiara pentru ONG-uri – Planificare financiara from Asociatia TechSoup Romania