Deși majoritatea contribuabililor au data de 30 mai 2016 termen limită pentru depunerea situațiilor financiare, Ordinul Ministrului Finanțelor Publice 123/2016  a prevăzut data de 29 aprilie ca termen limită pentru asociații și fundații. În situația  în care ați uitat să depuneți situația financiară pentru anul 2015, amenda este inevitabilă, dar poate fi evitat cuantumul maxim al amenzii de 4500 lei.

Pentru întârzieri mai mici de 15 zile calendaristice, amenda variază între 300 și 1000 de lei.  Amenzile pot varia între 1000 și 3000 de lei dacă întârzierea este mai mare de 15 zile, dar până în 30 de zile. Orice depășire a termenului de 30 de zile va fi sancționată cu 4500 lei.

Organizațiile fără scop patrimonial, care derulează activități economice, vor depune (fizic și electronic) bilanțul, contul rezultatului exercițiului și notele explicative la situațiile financiare anuale.

Organizațiile fără scop patrimonial și fără activități economice sau cele de utilitate publică, precum și organizațiile patronale și sindicatele vor depune aceleași documente, dar într-o formă prescurtată.

Cum și unde pot fi depuse situațiile financiare

Asociațiile și fundațiile pot depune situațiile financiare atât în format fizic, cât și în format electronic.

(3) Entităţile pot depune situaţiile financiare anuale şi documentele cerute de lege, în format hârtie şi în format electronic, la registratura unităţilor teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice sau la oficiile poştale, prin scrisori cu valoare declarată, potrivit prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 627/1995 privind îmbunătăţirea disciplinei depunerii bilanţurilor contabile şi a altor documente cu caracter financiar-contabil şi fiscal, de către agenţii economici şi alţi contribuabili, sau numai în formă electronică pe portalul www.e-guvernare.ro, având ataşată o semnătură electronică extinsă. Entităţile depun situaţiile financiare anuale la registratura unităţilor teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice sau la oficiile poştale, prin scrisori cu valoare declarată, pe suport magnetic, împreună cu situaţiile financiare anuale listate cu ajutorul programului de asistenţă elaborat de Ministerul Finanţelor Publice, semnate potrivit legii.   (extras din Anexa 1 la OMFP 123/2016)

2.14. În vederea depunerii situaţiilor financiare anuale în format hârtie şi în format electronic sau numai în formă electronică, având ataşată o semnătură electronică extinsă, societăţile menţionate la pct. 2.10 folosesc programul de asistenţă pus la dispoziţie gratuit de către Ministerul Finanţelor Publice pe site-ul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, prin care se generează un fişier de tip PDF, având ataşat un fişier xml, care conţine datele de identificare a societăţii, precum şi un fişier cu extensia zip. Fişierul cu extensia zip va conţine situaţiile financiare anuale şi documentele cerute de lege aşa cum acestea sunt întocmite de societăţi şi scanate, alb-negru, lizibil şi cu o rezoluţie care să permită încadrarea în limita a 9,5 MB a fişierului PDF la care este ataşat fişierul zip. (etras din Anexa 1 la OMFP 123/2016)

Reguli simple pentru evitarea situațiilor complexe

  1. Verificați la începutul fiecărui an, dar și periodic, calendarul obligațiilor fiscale
  2. Citiți pe-ndelete OMFP 123/2016, Legea contabilității nr 82/1991 și Ordinul 1286/2012 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele internaţionale de raportare financiară.
  3. La depunerea situațiilor financiare, asigurați-vă că acestea sunt semnate de persoana care a întocmit documentele. În lipsa semnăturii, se aplică o amendă suplimentară ce poate varia între 1000 și 3000 de lei.
  4. Situația financiară trebuie avizată de un auditor sau de o comisie de cenzori. Nu uitați să depuneți declarația scrisă de asumare a răspunderii conducerii persoanei juridice pentru întocmirea situațiilor financiare anuale.
  5. Nu depuneți la ANAF documente arhivate în format .zip  care au parolă.
  6. Facturile, chitanțele și contractele descriu doar o parte din povestea banilor: faptul că aceștia s-au cheltuit. Pentru situații financiare complete și transparente sunt necesare și documente care descriu de ce s-au cheltuit și cum s-au cheltuit. Adică rapoarte de necesitate, rapoarte de activitate și/sau proceduri de achiziții.
  7. Pentru orice eroare sau omisiune în contabilitate există un remediu: declarația rectificativă.