7 lucruri pe care toata lumea le uita in planificarea financiara

Când vine vorba de planificare financiară, lucrurile simple fac diferența. Dacă ești la început și ți se pare că mereu uiți câte ceva când îți plănuiești financiar proiectele, am pregătit pentru tine câteva recomandări care să te ajute să navighezi mai ușor în managementul financiar – 7 lucruri pe care toata lumea le uita in planificarea financiara:

1.     Obiectivul

O planificare prelungită poate să ducă la multe idei bune, dar și să te ducă departe de unde ai plecat în proiect. E bine ca tu și echipa ta să vă reamintiți constant scopul proiectului și activității voastre și nevoia de bază pe care v-ați propus să o adresați. Ajută și să păstrați un contact cât mai strâns cu beneficiarii și susținătorii voștri și să îi vizitați sau să vorbiți cu ei cât mai des. Dincolo de planificarea financiară și managementul adminstrativ sunt întotdeauna oamenii și cauzele pe care le servim.

2.     Importanța unei priviri externe

Planificarea pe care o faceți în echipa extinsă a ONG-ului este bună, însă uneori nu suficientă. Din când în când trebuie să cereți și părerea unei persoane din exteriorul organizației și poate chiar a mediului ONG, de preferință însă un expert în domeniul proiectului, pentru a verifica dacă bugetarea activităților este realistă.

Tip: Aduceți alături de organizația voastră experți din afara mediului ONG. Pot fi manageri de proiect într-o companie, un antreprenor, un expert auditor, cineva cu experiență în planificare financiară și situații de risc care să vă poată mentora când aveți nevoie de ajutor.

3.     Comunicarea cu partenerii

Comunicarea rezolvă probleme atât în partea de planificare, cât și în cea de implementare. Toate părțile implicate (membrii echipei, finanțatorii, partenerii) trebuie să fie informate atât de modificările aduse proiectului (de ex. cheltuieli bugetate), cât și, periodic, de rezultatele și evoluția proiectului. Ca regulă de aur, transparența în organizație și față de partenerii voștri generează încredere în ONG.

Tip: Planificați discuții interne de trecere în revistă a stadiului proiectelor cel puțin o dată pe lună și discuții de proiect săptămânale. Discutați cu partenerii voștri apropiați cel puțin o dată la 2 luni și trimiteți informări finanțatorilor și partenerilor voștri de fiecare dată când ați avut o acțiune majoră a organizației. Keep it simple: o poveste despre cauza și oamenii pe care îi serviți și câteva cifre despre impact le poate reaminti tuturor cât de importantă este munca pe care o faceți.

4.     Resursele de timp

Timpul este limitat și oricât de multe ți-ai dori să faci într-o lună, există un număr limitat de activități de care te poți ocupa tu și echipa organizației tale. Mai mult, odată cu lansarea unui nou proiect, oamenii implicați vor avea și mai puțin timp să se ocupe de celelalte priorități ale organizației. Nu uitați și că recrutarea de noi voluntari sau aducerea unui nou membru al echipei presupune costuri pe care trebuie să le luați în calcul: de la costurile de timp ca să îl introduci în activitatea organizației, până la resursele administrative de care are nevoie: calculator, birou, creșterea consumului electric etc.

Tip: Planificați proiectele ținând cont și de activitățile curente ale organizației sau de celelalte proiecte, pentru a finaliza la timp activitățile planificate deja și a nu uita care este prioritatea voastră. Puteți utiliza un grafic Gantt în Excel pentru a vedea clar cum se suprapun proiectele în timp: exemplu 1, exemplu 2. Ajută chiar și un calendar de perete în care să vă puteți aranja post-it-uri pentru toate activitatile majore care urmează.

5.     Costurile activităților curente

Planificarea financiară în cadrul proiectului nu este suficientă, mai ales că de cele mai multe ori fondurile primite în cadrul proiectelor sunt inflexibile și preaprobate în cererile de finanțare. Un management financiar bun al unui ONG trebuie să includă o viziune de ansamblu asupra costurilor tuturor proiectelor și asupra costurilor fixe ale organizației. Dacă nu există parteneri pe termen lung ai ONG-ului care să susțină aceste costuri fixe (salarii, cheltuieli utilități) sau ONG-ul nu desfășoară o activitate generatoare de venituri modice care să mai acopere din ele, atunci este necesar să le introduceți proporțional ca nevoie financiară în fiecare proiect.

Tip: Agregați bugetele (atât la nivel de proiect, cât și de activitate curentă) pentru a vedea în ce măsură si din ce resurse puteți acoperi costurile de zi cu zi. Nu uitați de cash-flow și cât de important este în existența pe termen lung a ONG-ului: tineți cont de termenele de rambursare și termenele de plata în planificarea cash flow-ului. Dacă există perioade cu rezultat negativ ca venituri-cheltuieli aceste termene nu pot fi modificate și atunci va trebui să echilibrați situația până la următoarele venituri (de exemplu, puteți să negociați amânarea plății altor tipuri de cheltuieli sau să discutați cu sponsorii pentru a contribui în avans în proiecte).

6.     Timpul înseamnă bani

Dacă organizația voastră depinde exclusiv de finanțatori sau parteneri externi, o bună planificare presupune menținerea unor rezerve necesare de câteva luni pentru acoperirea cheltuielilor administrative ferme (chiria, salariile, hrană pentru centre sociale, facturi de utilități). 3 luni sună a termen rezonabil, dar cu cât rezerva voastră acoperă o perioadă mai lungă, cu atât organizația este mai sustenabilă.

Tip: Luați mereu în calcul care sunt termenele de plată ale finanțatorilor voștri tradiționali și încercați ca în negocierea contractelor de finanțare să fixați, ca timp și cuantum, tranșele de finanțare în funcție de bugetele lunare pe proiecte.

7.     Costuri mici care se adună

Costurile mici se adună: cheltuieli poștale, comisioanele și costuri de banking, găzduirea site-ului, consumabile, costurile de amortizare a echipamentelor, taxiuri sau transport local la conferințe sau altele. Pentru că sunt mici și greu de planificat, uităm în general de ele când planificăm un proiect sau când scriem cererea de finanțare. Totuși, în funcție de valoarea lor totală, pot impacta buna desfășurare a proiectului.

Tip: Împreună cu contabilul organizației voastre, faceți o listă extinsă a tuturor acestor costuri care apar într-un an. Tineți mereu lista aproape completată cu valori estimative lunare și anuale și nu uitați să le punctați în orice cerere de finanțare în care le puteți acoperi.

Și pentru că lucrurile simple le uităm cel mai repede, am pregătit un infografic cu toate aceste puncte pe care îl puteți găsi și și tipări aici ca să le aveți aproape.

7 lucruri pe care toata lumea le uita in planificarea financiara

7 lucruri pe care toata lumea le uita in planificarea financiara