5 obiceiuri sanatoase de planificare a unui buget

Dacă sunteți la începutul carierei de project manager într-o organizație neguvernamentală și aveți o mulțime de întrebări despre cum puteți crea bugete sustenabile pentru proiectele voastre, iată 5 obiceiuri sanatoase de planificare a unui buget:

Regula #1: Păstrează în ordine bugetele organizației tale

Oricine din echipa ta ar trebui să poată înțelege bugetul organizației la prima vedere, fără explicații suplimentare. De aceea, un buget trebuie să reprezinte o imagine de ansamblu a proiectului, dar și a sustenabilității organizației. Este important să păstrați ipotezele utilizate în întocmirea bugetului, precum și modul în care au fost făcute calculele.

Tip: Pentru a crea o imagine cât mai fidelă asupra surselor de finanțare și a costurilor implicate, este foarte important ca toate veniturile și cheltuielile să fie prezentate în cel mai mic detaliu. Faceți o listă a tuturor cheltuielilor și veniturilor împreună cu contabilul organizației și urmăriți-le în buget.

Regula # 2: Creează-ți un template de buget

Pentru a vă ușura munca, cel mai eficient mod de lucru ar fi sa vă creați un template de buget pe care să îl folosiți pentru toate proiectele, urmărind aceleași categorii de venituri și cheltuieli care se regăsesc în activitatea organizației voastre.

Iată mai jos un exemplu simplu de buget realizat în Excel:

buget ong 

Regula # 3: Creează scenarii realiste

Planificarea unui proiect presupune să imaginezi scenarii financiare care se pot concretiza sau nu. Pentru a preveni evenimente neplăcute, este util să construiți cel puțin două scenarii de buget: unul realist/mai degrabă optimist și unul extrem/întotdeauna pesimist.

Iar când vine vorba de proiecte anuale sau multi anuale sunt numeroase costuri imprevizibile de care este bine să țineți cont: costurile de schimb valutar și evoluția lor, creșterea costurilor utilităților de la an la an, creșterea prețului benzinei care angrenează creșteri de costuri în lanț. Dacă același proiect se repetă anual, revizuiți costurile lui tot anual – costurile nu vor fi niciodată identice, chiar dacă activitățile sunt identice.

Tip: Există o tendință de subestimare a costurilor reale asociate unui proiect, din teama de a nu obține finanțarea pentru proiectul respectiv. Principalele tipuri de costuri care sunt subestimate față de finanțatori sau parteneri:

  • costuri legate de angajați (recrutare, training, salarii). Nu uita să bugetezi contribuțiile către stat aferente salariilor sau să le adaugi la contribuția organizației tale la proiect.
  • cheltuieli de publicitate și marketing
  • utilități, asigurări pentru echipamente și mașini
  • transport și costurile de deplasare
  • cheltuielile de banking – comisioane bancare

Regula #4 : Revizuiți bugetul periodic

Nicio planificare oricât de riguroasă nu poate să anticipeze exact implementarea proiectului. Actualizați bugetul proiectului din când în când pentru a preveni ieșirile din buget. Realocați dacă este necesar, nimeni nu ar trebui să se aștepte ca un proiect să se desfășoare fără realocări, mai ales un proiect anual. Și companiile private fac adjustări bugetare frecvente.

Tip: Creați-vă un template de Excel în care să puteți urmări, cu ajutorul contabilului, cheltuielile din proiect. Într-un Sheet ar trebui să aveți notate toate cheltuielile urmărind aceleași categorii din bugetul inițial, iar în pagina de început să puteți urmări cât v-a mai rămas dintr-o anumită categorie de buget. Analizați tabelul cel puțin lunar, o să vă ajute să preveniți situațiile neplăcute.

Regula #5: Comparați bugetul previzionat şi cel realizat

La sfârșitul fiecărui proiect este necesară o analiză între bugetul previzionat și cel realizat. Printre cauzele unor variații nefavorabile se numără de cele mai multe ori bugetele prea optimiste, care subestimează cheltuieli. Singura modalitate în care o să vedeți mai bine ce categorii ați subestimat sau omis este să comparați cât ați bugetat cu cât ați cheltuit de fapt.

Tip: Foarte utilă este și analiza bugetelor anuale – așa o să vă puteți da seama care sunt categoriile din bugetul organizației voastre care sunt cel mai dependente de factori externi precum cursul valutar, accize, inflație.

Și nu uitați: pe lângă un buget pentru fiecare proiect în parte, să aveți întotdeauna la îndemână și un buget global al întregii activități a organizației voastre.


Articol realizat de Andrada Ticmeanu, Management Accountant ING Bank. Editor: Elena Coman, TechSoup Romania.